Если бизнес-процессы организации меняются, то требуется дорабатывать существующие варианты процессов, в том числе с учетом кадровых перестановок. Чтобы сократить трудоемкость доработки и оптимально задавать исполнителей, рекомендуется определить критерии их выбора и подходящий способ настройки. Они наглядно представлены в сводной таблице.

Рассмотрим каждый из критериев.

Исполнители – определенные сотрудники

Определите, являются ли исполнителями одни и те же сотрудники или группа сотрудников, и не зависит ли их состав от различных условий.

Например, процесс в организации выстроен таким образом, что все документы подписывает секретарь Соболева Н., и ее нужно указать исполнителем этапа.

Группировка исполнителей

Определите, требуется ли объединить исполнителей по функциональным обязанностям.

Например, нужно создать роли «Юристы», «Делопроизводители», «Бухгалтеры».

Зависимость от условий процесса

Определите, требуется ли задавать исполнителей в зависимости от условий процесса.

Например, в зависимости от вида и суммы договора нужно определять согласующих или вычислять ответственного за контрагента.

Зависимость процесса от исполнителей

Определите, требуется ли в зависимости от исполнителя текущего блока вычислять других исполнителей или условия процесса.

Например, если согласующий не выполнил свое задание в срок, то нужно отправить уведомление его руководителю (эскалация процесса). Также возможна ситуация, когда требуется определять подписанта для документа, и пропускать этап согласования, если подписант из подразделения «Администрация».

Зависимость от результатов выполнения

Определите, требуется ли менять исполнителя в зависимости от результатов выполнения предыдущих блоков процесса.

Например, задание на согласование договора получают все согласующие, а после доработки – только те согласующие, которые отправили на доработку. Также возможна ситуация, когда при старте задачи дополнительных согласующих указывает инициатор.

Прежний исполнитель в отправленных задачах

Определите, требуется ли оставлять прежнего исполнителя для отправленных задач со статусом В работе.

Например, в компании секретарь Соболева Н. формирует протокол совещаний и отправляет его участникам на согласование. В компанию нанимают второго секретаря Соловьеву О., которая будет заниматься совещаниями производственного подразделения. Аналитику нужно изменить вариант процесса: по отправленным задачам задания на доработку должны приходить Соболевой Н., а по новым – Соловьевой О.

Изменение исполнителя в отправленных задачах

Определите, требуется ли в отправленных задачах со статусом В работе заменять исполнителя на нового.

Например, в компании секретарь Соболева Н. формирует протокол совещаний и отправляет его участникам на согласование. В компанию нанимают второго секретаря Соловьеву О., которая будет заниматься совещаниями производственного подразделения. Аналитику нужно изменить вариант процесса: по отправленным ранее и новым задачам задания на доработку протокола должны приходить новому секретарю – Соловьевой О.

Изменение логики определения исполнителя в отправленных задачах

Определите, требуется ли в отправленных задачах изменять настройки определения исполнителя.

Например, в компании меняются процессы, и ошибки в настройке исполнителей обнаруживаются на этапе опытной эксплуатации, когда в работу запущено много задач. В таких случаях требуется, чтобы изменения в настройках процесса применялись к отправленным ранее задачам.

Также возможна ситуация, когда в компанию наняли помощника руководителя. Требуется изменить процессы, чтобы задания на печать документов приходили помощнику.

Другой случай, когда на этапе настройки исполнителя указали неверно: вместо линейного руководителя сотрудника настроили согласование с руководителем отдела.

Повторное использование в других вариантах процессов

Определите, требуется ли настраивать одних и тех же исполнителей в нескольких вариантах процессов.

Например, в компании нужно настроить разные варианты процессов для согласования договора. В каждом обязательными согласующими всегда являются несколько определенных сотрудников, но отличаются другие этапы процесса. Администратор объединяет этих сотрудников в одну роль, которую указывает для всех вариантов процессов в этапе согласования с обязательными согласующими вместо того, чтобы в каждом перечислять несколько одинаковых сотрудников.

Отправка простых задач

Определите, требуется ли, чтобы другие сотрудники могли отправлять простые задачи и подзадачи указанным исполнителям.

Например, исполнитель может отправить подзадачу всем юристам или уведомление главному бухгалтеру.

© Компания Directum, 2024