После отправки документа на согласование контрагенту сформируется задание на контроль возврата. Оно появится, если в схему процесса включен блок «Контроль возврата от контрагента».

ПРИМЕЧАНИЕ. Задание может не прийти, если документ подписали раньше, чем оно сформировалось и поставлена отметка о возврате.

Далее порядок контроля возврата документа зависит от того, каким способом он отправлен контрагенту:

•если документ отправлен через сервис обмена с требованием подписания, то выполнение задания на контроль возврата вручную недоступно.

Когда контрагент подпишет документ, откажет в подписании или аннулирует его, задание на контроль возврата документа выполнится автоматически. Подробнее см. раздел «Контроль возврата документов от контрагента»;

•если документ отправлен через сервис обмена без запроса подписи, то выполните задание на контроль возврата вручную;

•если документ отправлен по почте или курьером, то выполните задание на контроль возврата вручную после того, как контрагент вернет документ в нашу организацию.

Чтобы проконтролировать возврат документа от контрагента:

1.Откройте карточку задания на контроль возврата документа. Изучите инструкцию к заданию, если она настроена в схеме процесса в блоке «Контроль возврата от контрагента». В области вложений посмотрите, по какому документу и приложениям сформировано задание:

Если у вас нет прав на документ, то в карточке задания отображается сообщение об этом. Кнопки действий, кроме Создать подзадачу и Запросить продление срока, а также кнопки для выполнения задания скрыты. Чтобы получить права на документ, обратитесь к администратору системы или к инициатору задачи.

Совет. Если контрагент подписал бумажный экземпляр документа, то занесите его новую версию в систему с помощью сканера. Это позволит хранить актуальные версии документов и автоматизировать работу с их бумажными экземплярами в организации.

Чтобы наглядно увидеть изменения, внесенные контрагентом, отсканируйте документ и сравните его с оригинальной версией.

2.Оставьте комментарий о результате подписания. Если в подписании документа отказано, то укажите замечания контрагента.

Совет. Если контрагент к документу приложил документ с замечаниями, то занесите документ в систему, добавьте ссылку на него в группу вложений Дополнительно и укажите ее в комментарии к заданию. Настройте права на документ заинтересованным сотрудникам.

3.Выполните задание с одним из результатов:

Подписан. Выбирается, если документ подписан контрагентом. Дальнейшая обработка документа продолжится согласно настройкам схемы процесса. Например, может быть сформировано задание на выполнение обязательств по документу. В карточке документа на закладке «Выдача» будет поставлена отметка о возврате.

ПОДРОБНЕЕ

Не подписан. Выбирается, если документ не подписан контрагентом. В настроенном по умолчанию процессу, инициатору придет задание на доработку. После выполнения задания по доработке документ снова уйдет на подписание контрагенту. В карточке документа на закладке «Выдача» будет поставлена отметка о возврате.

ПОДРОБНЕЕ

ВАЖНО. Задание нельзя выполнить, если у вас открыты на редактирование документы из групп вложений «Документ», «Приложения» или их карточки. Чтобы выполнить задание, сохраните и закройте их.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024