Модуль «Финансовый архив» предназначен для хранения и учета финансово-хозяйственных и договорных документов организации.

Модуль позволяет сформировать полный архив товарных накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг, приема-сдачи работ), счетов-фактур, универсальных передаточных документов, договоров и прочих документов, поступающих от контрагентов и выставленных от имени организации.

В архиве финансово-хозяйственные документы, которые созданы в электронном виде по формату, утвержденному ФНС и предназначенному для передачи через сервисы обмена, хранятся в формате XML. Если документы оформлены на бумаге, то в архив заносятся их скан-копии.

Архив обеспечивает централизованное и надежное хранение документов всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания. Документы в архиве защищены от потери и повреждения, а действия, которые сотрудники компании могут выполнять с документами, определяются правами доступа.

Финансовый архив можно использовать и для налогового мониторинга. Модуль позволяет организовать единый архив бумажных и электронных документов для их представления в Федеральную налоговую службу РФ. С помощью модуля можно:

•оперативно подготавливать документы к налоговым и аудиторским проверкам, выгружать их из архива в нужном для контролирующих органов формате;

•искать документы в архиве по различным реквизитам, формировать подборки документов по заданным критериям (тип документа, контрагент, период и т.д.), например, для сверок с контрагентами;

•c помощью списков «Ожидают подписания» и «Отсутствуют скан-копии» контролировать полноту и целостность архива в части документов, которыми наша организация обменивается с контрагентами через сервисы обмена и которые оформлены на бумаге;

•быстро найти доверенности и контролировать сроки их действия. Это можно сделать с помощью списка «Реестр доверенностей»;

•отслеживать документы, которые отправлены через сервисы обмена и ожидают подписания со стороны контрагента. Это можно сделать с помощью отчета «Документы на подписании у контрагентов в сервисах обмена».

В комплексе с другими решениями Directum RX также можно обеспечить автоматизированное наполнение архива, упростив работу сотрудников. Инструменты интеллектуальной обработки помогают массово заносить документы со сканера или электронной почты в архив, распознавать тексты, классифицировать документы и заполнять их карточки. Интеграция с учетными системами обеспечивает синхронизацию данных о договорах, дополнительных соглашениях, контрагентах, контактных лицах, банках и других данных. А интеграция с сервисами обмена обеспечивает быструю доставку документов от контрагентов и занесение комплектов в архив.

Для работы с модулем «Финансовый архив» необходимо приобрести лицензию. По умолчанию модуль доступен сотрудникам, которые входят в роль «Пользователи с доступом к финансовому архиву».

СМ. ТАКЖЕ