Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Процесс и схема задачи на контроль возврата документа

СОВЕТ. Перед настройкой процесса рекомендуется ознакомиться с разделом «Настройка схем бизнес-процессов».

Часто сотрудникам необходимо получить на руки оригинал или копию бумажного документа, которые подлежат возврату. Например, для предоставления в контролирующие организации. После этого бумажный документ нужно вернуть, а ответственному за хранение оригиналов документов проконтролировать возврат.

В разделе представлен стандартный процесс контроля возврата бумажного документа сотрудником.

Процесс контроля возврата:

1.Ответственный за хранение оригиналов документов выдает сотруднику бумажный документ, делает отметку о выдаче и устанавливает срок возврата.

2.От имени ответственного создается задача на контроль возврата. В схеме задачи запускается блок мониторинга для отсрочки создания задания.

3.За 1 рабочий день до срока возврата создается задание на возврат документа. Сотрудник возвращает документ и выполняет задание.

Особенности формирования задания:

•если документ был возвращен ранее, то задание не формируется, а задача завершается;

•если задание сформировано, и в карточке документа сделали отметку о возврате, то задание прекращается, задача завершается.

4.Инициатору задачи отправляется задание на контроль возврата документа. Инициатор проверяет, что бумажный документ действительно возвращен и выполняет задание.

Стандартная схема задачи:

Свойства задачи

Свойство	Описание
Кому	Исполнитель задания на возврат документа. Указывается автоматически при создании задачи
Срок	Срок задания на возврат документа
Документ	Документ, который необходимо вернуть. Указывается автоматически при создании задачи

Группы вложений задачи

Группа вложений	Описание
Документ	Электронный документ, оригинал или копия которого подлежит возврату

Блоки задачи на рассмотрение

Блок	Описание
	Блок типа «Задание». В нем создается задание на возврат оригинала или копии бумажного документа. Задание можно выполнить только с результатом Вернуть документ. При этом в карточке документа на вкладке «Выдача» проставляется отметка о возврате: поле Результат возврата заполняется значением На контроле, а поле Дата выдачи – текущей датой. По умолчанию срок выполнения задания – планируемая дата возврата документа
	Блок типа «Задание». В нем создается задание на контроль возврата оригинала или копии бумажного документа. Задание по блоку можно выполнить с результатами: •Возвращен, если сотрудник вернул бумажный документ. В поле Результат возврата указывается значение Возвращен. После этого процесс завершается; •Не возвращен, если сотрудник не вернул документ. Например, передал его не тому ответственному за хранение оригиналов документов. Поля Дата выдачи и Результат возврата очищаются. После этого сотруднику приходит повторное задание на возврат документа. По умолчанию срок выполнения задания 1 день

Блок

Описание

Блок типа «Задание». В нем создается задание на возврат оригинала или копии бумажного документа. Задание можно выполнить только с результатом Вернуть документ. При этом в карточке документа на вкладке «Выдача» проставляется отметка о возврате: поле Результат возврата заполняется значением На контроле, а поле Дата выдачи – текущей датой.

По умолчанию срок выполнения задания – планируемая дата возврата документа

Блок типа «Задание». В нем создается задание на контроль возврата оригинала или копии бумажного документа.

Задание по блоку можно выполнить с результатами:

•Возвращен, если сотрудник вернул бумажный документ. В поле Результат возврата указывается значение Возвращен. После этого процесс завершается;

•Не возвращен, если сотрудник не вернул документ. Например, передал его не тому ответственному за хранение оригиналов документов. Поля Дата выдачи и Результат возврата очищаются. После этого сотруднику приходит повторное задание на возврат документа.

По умолчанию срок выполнения задания 1 день