Входящее письмо инструкция пользователей

 

1.       Вы сотрудник общего отдела/делопроизводитель/получатель входящей корреспонденции - Роль инициатор обработки входящей корреспонденции

1.1.    Занесите документ в систему (создайте входящее письмо), нажмите на кнопку Создать. В выпадающем списке выберите пункт Входящее письмо.

1.2.    В открывшейся карточке заполните поля с основной информацией о документе. В строке «Вид документа» в выпадающем списке выберите какое письмо вы заносите в систему (входящее письмо, обращение от граждан и организаций или входящее письмо ДСП). В строку «Адресат» введите ФИО сотрудника, которому адресовано входящее письмо. Если письмо адресовано на Университет, то в строку «Адресат»  нужно внести ФИО ректора. Если входящее письмо получено в ответ на исходящее письмо, заполните строку «В ответ на».

1.3.    Нажмите на кнопку Сохранить

1.4.    Прикрепите документ в систему путем добавления из файла (кнопка Добавить письмо) и зарегистрируйте письмо (кнопка Регистрация)

1.5.    Отправьте документ на рассмотрение для дальнейшего рассмотрения адресатом (для этого на панели действий нажмите на кнопку Отправка, выберите На рассмотрение руководителю).

 

2.    Вы Адресат (тот, кому предназначена входящая корреспонденция) - Роль    адресат

Вам пришло входящее письмо на рассмотрение. Откройте документ, ознакомьтесь с документом. Для данного письма:

·         может требоваться или не требоваться отправка другим работникам для ознакомления,

·         может требоваться или не требоваться разработка ответного письма,

·         может требоваться или не требоваться план действий внутри Университета.

2.1.   Если письмо не требует никаких действий, ответа, пересылки сотрудникам на ознакомление и создания поручений по письму, нажмите на кнопку Принято к сведению – работа с документом на этом будет завершена.

2.2.   Если письмо пришло к вам ошибочно, внесите развернутый комментарий и нажмите на кнопку Вернуть инициатору. Это вернет процесс на предыдущий этап.

2.3.   Если по письму требуется дать задание для исполнения сотрудниками, нажмите на кнопку Выдать поручение. В открывшемся окне выберите «Создать поручение», укажите исполнителя/соисполнителей (при необходимости) по задаче и срок, до которого необходимо выполнить поручение. Подробно опишите суть поручения и нажмите на кнопку Отправить.

Если вы хотите, чтобы после выполнения поручения вам пришло уведомление, установите галочку в строке «уведомить об исполнении поручения», так же, вы можете изменить контролера по поручению, если считаете, что его исполнение должен проконтролировать другой работник.

После выполнения задачи исполнителями, вам поступит уведомление об исполнении поручения.

 

3.         Вы исполнитель/соисполнитель по поручению - Роль исполнитель/соисполнитель

Вам пришла задача на исполнение поручения. Исполните действия по задаче согласно комментариям в задании и нажмите на кнопку Поручение выполнено. В случае если на входящее письмо необходимо подготовить ответ (исходящее письмо), в карточке задачи нажмите на кнопку Создать исходящее письмо. Откроется карточка исходящего письма с предзаполненными полями Кому и от Кого. Далее действуйте согласно инструкции подготовки исходящей корреспонденции.

В случае если вы не успеваете выполнить поручение в указанные сроки, нажмите на кнопку Запросить продление срока, укажите новый срок и нажмите на кнопку Отправить. В случае подтверждения продления срока или отказа в продлении срока, вы получите уведомление.

Если вам необходимо назначить выполнение поручения на другого работника, нажмите кнопку Создать подчиненное поручение, укажите исполнителя и нажмите кнопку Отправить.

 

Важно: нажимая кнопку Поручение выполнено вы подтверждаете факт закрытия  задачи, которая вами отработана, осознавая ответственность о её выполнении в полной мере.