Приказы инструкция пользователей

1.    Вы инициатор согласования Приказа – Роль инициатор

 

1.1.    Создайте документ в системе (создайте Приказ), нажмите на кнопку Создать. В выпадающем списке выберите пункт Приказ.

1.2.    В открывшейся карточке заполните поля с основной информацией о документе. В строке «Вид документа» в выпадающем списке выберите вид Приказа:

-приказ осн. (основной)

-приказ (ординаторы, аспиранты) – приказ по учебной деятельности

-приказ (ДПО) – приказ по учебной деятельности                                                    

-приказ (студенты ВО) – приказ по учебной деятельности

-приказ (студенты СПО) – приказ по учебной деятельности

Важно: от выбора вида документа зависит маршрут по этапам регламента.

В содержание внесите наименование Приказа. В строке «Подписал» введите ФИО ректора Университета или иного подписанта документа. Для загрузки версии документа можно использовать несколько способов: Создать из шаблона или Создать из файла.

Нажмите на кнопку Сохранить.

1.3.    После сохранения, если выбран шаблон, версия документа станет доступной для редактирования. Введите в шаблон текст приказа и сохраните документ. Если вы подгружаете в систему Приказ из файла, загрузите документ, сохраните карточку Приказа и перейдите к следующему этапу.

1.4.    Отправьте документ на согласование по регламенту для его согласования, подписания и регистрации (для этого на панели действий нажмите на кнопку Отправка, выберите На согласование по регламенту).

1.5.    В открывшейся карточке задачи на согласование по регламенту в строке Обязательный согласующий автоматически отобразится ФИО вашего руководителя. В случае необходимости, укажите дополнительных согласующих. Нажмите на кнопку Отправить.

Обратите внимание: на вкладке Регламент вы можете посмотреть все предстоящие этапы пути Приказа в соответствии с выбранными параметрами и заполненными полями в п.п. 1.2-1.5.

После прохождения всех этапов регламента, вам поступит уведомление о рассмотрении документа.

1.6.    Если вам пришло задание на доработку, ознакомьтесь с комментариями, внесите требуемые изменения в документ и нажмите на кнопку Исправить, после исправления автоматически запустится повторный круг согласования.

 

2.    Вы согласующий руководитель -  Роль обязательный согласующий

-если у вас отсутствуют замечания к документу, нажмите на кнопку Согласовать,

-если вы считаете, что документ должен быть отредактирован инициатором, в примечании укажите подробную причину доработки и нажмите кнопку На доработку,

-если вам нужно отказать инициатору в согласовании документа, в примечании пропишите «просьба прекратить согласование» и нажмите на кнопку На доработку

-если вы считаете, что согласование документа необходимо переадресовать, в строке «Переадресовать сотруднику» выберите ФИО того, кому вы делегируете согласование и нажмите на кнопку Переадресовать. В данном случае вы прекращаете быть участником процесса согласования приказа.

-если вы желаете добавить согласующего, нажмите на кнопку Добавить согласующего, в появившемся окне выберите ФИО того, кого вы добавляете и нажмите на кнопку Добавить.

В поле «Комментарий» можно оставить информацию для добавленного согласующего или для того, кому переадресовано согласование.

 

3.    Вы указаны дополнительным согласующим документа - Роль дополнительный согласующий

Вам на согласование пришел проект приказа, откройте документ, ознакомьтесь с текстом приказа:

-если у вас отсутствуют замечания к документу, нажмите на кнопку Согласовать,

-если вы считаете, что документ должен быть отредактирован инициатором заявки, в примечании укажите подробную причину доработки и нажмите кнопку На доработку,

-если вам нужно отказать инициатору в согласовании документа, в примечании пропишите «просьба прекратить согласование» и нажмите на кнопку На доработку

-если вы считаете, что согласование документа необходимо переадресовать, в строке «Переадресовать сотруднику» выберите ФИО того, кому вы делегируете согласование и нажмите на кнопку Переадресовать. В данном случае вы прекращаете быть участником процесса согласования приказа.

-если вы желаете добавить согласующего, нажмите на кнопку Добавить согласующего, в появившемся окне выберите ФИО того, кого вы добавляете и нажмите на кнопку Добавить.

В поле «Комментарий» можно оставить информацию для добавленного согласующего или для того, кому переадресовано согласование.

 

4.    Вы помощник, ассистент, секретарь руководителя - Роль ассистент руководителя (помощник, секретарь)

После согласования приказа всеми участниками процесса, вам придёт задание на печать:

-если приказ будет подписываться в бумажном виде, распечатайте приказ, отнесите его на подпись руководителю и нажмите на кнопку Выполнить,

-если приказ будет подписываться УКЭП, в примечании задания пропишите фразу «подписан ЭП» и нажмите на кнопку Выполнить.

 

5.    Вы подписант Приказа – Роль (подписывающий)

    Вам на подпись пришел приказ, ознакомьтесь с документом:

    -если у вас отсутствия замечаний, нажмите на кнопку Подписать.

    -если у вас есть замечания, отправьте проект приказа на доработку. Внесите комментарий для инициатора с указанием причины отправки документа на доработку. Нажмите на кнопку На доработку.

    -если вы приняли решение отказать в подписании документа, нажмите на кнопку Отказать.

 

6.    Вы специалист, ответственный за документооборот в организации или работник учебного отдела - Роль регистратор документа

  Зарегистрируйте приказ. Нажмите на кнопку Выполнить.