Исходящее письмо инструкция пользователей

1.       Вы создатель исходящего письма - Роль инициатор

1.1.    Создайте исходящее письмо, нажав на кнопку Создать. В выпадающем списке выберите пункт Исходящее письмо.

Важно: в случае если вы готовите ответ на входящее письмо (пишите исходящее письмо), в карточке входящего письма нажмите на кнопку Связи, выберите Создать исходящее письмо. Откроется карточка исходящего письма с предзаполненными полями Кому и от Кого. Далее действуйте согласно инструкции подготовки исходящей корреспонденции.

1.2.    В открывшейся карточке заполните поля с основной информацией о документе. В строке «Вид документа» в выпадающем списке выберите какое письмо вы отправляете (исходящее письмо, ответ на обращение или исходящее письмо ДСП). Заполните поля с информацией о том, кому адресовано письмо.

Важно: в строке «Способ доставки» обязательно укажите каким способом планируется отправка письма. От выбранного способа доставки (e-mail или другое) зависит маршрут письма по этапам регламента.

1.3.    Нажмите на кнопку Сохранить.

1.4.    Создайте содержимое документа: из шаблона, выбрав необходимый бланк. Текст документа можно написать прямо тут, либо можно скопировать из текстового редактора Word блоки доступные для редактирования в шаблоне.

Важно: если вы готовите письмо ДСП, документ из шаблона не создается, и не загружается в Directum RX. В системе создается лишь карточка документа без самого документа. Перейдите к п. 1.6.

1.5.    Отредактируйте содержимое документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Редактировать. Составьте текст письма и нажмите на кнопку Сохранить.

1.6.    Отправьте документ на согласование по регламенту (для этого на панели действий нажмите на кнопку Отправка, выберите На согласование по регламенту).

1.7.    В открывшейся карточке задачи на согласование по регламенту, в случае необходимости, в строке «Дополнительно» укажите дополнительного согласующего, в строке  «Копия» укажите наблюдателей (если требуется). Нажмите на кнопку Отправить.

 

Обратите внимание: на вкладке Регламент вы можете посмотреть все предстоящие этапы пути вашего письма в соответствии с выбранными параметрами и заполненными полями в п.п. 1.2-1.7.

Если на этапах согласования письмо вернулось вам на доработку, откройте карточку задачи, ознакомьтесь с комментариями, внесите в письмо требуемые корректировки. Нажмите на кнопку Исправить.

После того как письмо пройдет путь согласования, если вам пришло задание на отправку письма (задание будет получено вами в том случае, если вы указали способ доставки e-mail), выполните задание. Нажмите на кнопку Выполнить.

Если вами был указан способ доставки не e-mail, после отправки письма адресату работниками общего отдела, вам поступит уведомление об отправке документа.

 

2.       Вы руководитель, который подписывает письмо - Роль руководитель инициатора (подписывающий)

Вам пришло исходящее письмо на подписание, откройте документ, ознакомьтесь с документом, в случае отсутствия замечаний, согласуйте письмо. Нажмите на кнопку Подписать. Если у вас есть замечания, отправьте письмо на доработку. Внесите комментарий для инициатора исходящего письма с указанием причины отправки письма на доработку. Нажмите на кнопку На доработку. Если вы приняли решение отказать в подписании документа, нажмите на кнопку Отказать.

 

3.       Вы руководитель, который согласовывает исходящее письмо - Роль руководитель инициатора (согласующий)

Вам пришло исходящее письмо на подписание, откройте документ, ознакомьтесь с документом, в случае отсутствия замечаний, согласуйте письмо. Нажмите на кнопку Согласовать. Если у вас есть замечания, отправьте письмо на доработку. Внесите комментарий для инициатора исходящего письма с указанием причины отправки письма на доработку. Нажмите на кнопку На доработку.

 

4.       Вы указаны дополнительным согласующим исходящего письма - Роль дополнительный согласующий

Вам пришло исходящее письмо на согласование, откройте документ, прочитайте письмо, в случае отсутствия замечаний, согласуйте письмо. Нажмите на кнопку Согласовать. Если у вас есть замечания, отправьте письмо на доработку. Внесите комментарий для инициатора исходящего письма с указанием причины отправки письма на доработку. Нажмите на кнопку На доработку.

 

5.       Вы помощник, ассистент, секретарь руководителя, который подписывает исходящее письмо - Роль ассистент руководителя (помощник, секретарь)

В случае если инициатором исходящего письма выбран способ доставки не e-mail, вам придёт задание на печать. Распечатайте исходящее письмо из карточки                   документа. Отнесите на подпись руководителю. Отнесите документ для отправки адресату в общий отдел. Нажмите на кнопку Выполнить.

 

6.       Вы специалист, ответственный за документооборот в организации - Роль специалист общего отдела

Зарегистрируйте исходящее письмо и выполните задание по отправке документа адресату, исходя из указанного способа отправки инициатором. Нажмите на кнопку Выполнить.