Распоряжения инструкция пользователей

1.    Вы инициатор согласования Распоряжения – Роль инициатор

 

1.1.    Создайте документ в системе (создайте Распоряжение), нажмите на кнопку Создать. В выпадающем списке выберите пункт Распоряжение.

1.2.    В открывшейся карточке заполните поля с основной информацией о документе. В строке «Вид документа» в выпадающем списке выберите вид Распоряжения:

-Распоряжение

-Распоряжение (проректор по УВР и МП)

Важно: от выбора вида документа зависит маршрут по этапам регламента.

В строке «Подписал» укажите ФИО ректора Университета или ФИО проректора по УВР и МП. Для загрузки версии документа можно использовать несколько способов: Создать из шаблона или Создать из файла. Содержание заполнится в соответствии с наименованием приложенного файла распоряжения).

Нажмите на кнопку Сохранить.

1.3.    После сохранения, если выбран шаблон, версия документа станет доступной для редактирования. Введите в шаблон текст приказа и сохраните документ. Если вы подгружаете в систему Распоряжение из файла, загрузите документ, сохраните карточку Распоряжения и перейдите к следующему этапу.

1.4.    Отправьте документ на согласование по регламенту для его согласования, подписания и регистрации (для этого на панели действий нажмите на кнопку Отправка, выберите На согласование по регламенту).

1.5.    В открывшейся карточке задачи на согласование по регламенту в строке Обязательный согласующий автоматически отобразится ФИО вашего руководителя. В случае необходимости, укажите дополнительных согласующих и нажмите на кнопку Отправить.

Обратите внимание: на вкладке Регламент вы можете посмотреть все предстоящие этапы пути Приказа в соответствии с выбранными параметрами и заполненными полями в п.п. 1.2-1.5.

После прохождения всех этапов регламента, вам поступит уведомление о рассмотрении документа.

1.6.    Если вам пришло задание на доработку, ознакомьтесь с комментариями, внесите требуемые изменения в документ и нажмите на кнопку Исправить, после исправления автоматически запустится повторный круг согласования.

 

2.    Вы согласующий руководитель -  Роль обязательный согласующий

-если у вас отсутствуют замечания к документу, нажмите на кнопку Согласовать,

-если вы считаете, что документ должен быть отредактирован инициатором, в примечании укажите подробную причину доработки и нажмите кнопку На доработку,

-если вам нужно отказать инициатору в согласовании документа, в примечании пропишите «просьба прекратить согласование» и нажмите на кнопку На доработку

-если вы считаете, что согласование документа необходимо переадресовать, в строке «Переадресовать сотруднику» выберите ФИО того, кому вы делегируете согласование и нажмите на кнопку Переадресовать. В данном случае вы прекращаете быть участником процесса согласования распоряжения.

-если вы желаете добавить согласующего, нажмите на кнопку Добавить согласующего, в появившемся окне выберите ФИО того, кого вы добавляете и нажмите на кнопку Добавить.

В поле «Комментарий» можно оставить информацию для добавленного согласующего или для того, кому переадресовано согласование.

 

3.    Вы указаны дополнительным согласующим документа - Роль дополнительный согласующий

Вам на согласование пришел проект распоряжения, откройте документ, ознакомьтесь с текстом распоряжения:

-если у вас отсутствуют замечания к документу, нажмите на кнопку Согласовать,

-если вы считаете, что документ должен быть отредактирован инициатором заявки, в примечании укажите подробную причину доработки и нажмите кнопку На доработку,

-если вам нужно отказать инициатору в согласовании документа, в примечании пропишите «просьба прекратить согласование» и нажмите на кнопку На доработку

-если вы считаете, что согласование документа необходимо переадресовать, в строке «Переадресовать сотруднику» выберите ФИО того, кому вы делегируете согласование и нажмите на кнопку Переадресовать. В данном случае вы прекращаете быть участником процесса согласования приказа.

-если вы желаете добавить согласующего, нажмите на кнопку Добавить согласующего, в появившемся окне выберите ФИО того, кого вы добавляете и нажмите на кнопку Добавить.

В поле «Комментарий» можно оставить информацию для добавленного согласующего или для того, кому переадресовано согласование.

 

4.    Вы помощник, ассистент, секретарь руководителя - Роль ассистент руководителя (помощник, секретарь)

После согласования распоряжения всеми участниками процесса, вам придёт задание на печать:

-если распоряжение будет подписываться в бумажном виде, распечатайте его, отнесите на подпись руководителю и нажмите на кнопку Выполнить,

-если распоряжение будет подписываться УКЭП, в примечании задания пропишите фразу «подписан ЭП» и нажмите на кнопку Выполнить.

 

5.    Вы специалист, ответственный за документооборот в организации или работник учебного отдела - Роль регистратор документа

  Зарегистрируйте распоряжение. Нажмите на кнопку Выполнить.

 

После регистрации распоряжения, инициатору поступит уведомление о рассмотрении документа.