Служебная записка на выплату инструкция пользователей

Внимание: для корректной работы данного процесса, всем участникам необходимо удостовериться в том, что на рабочем месте установлен и включен веб-агент. Инструкция по установке и включению находится в Справке КрасГМУ

1. Вы инициатор служебной записки на выплату – Роль инициатор

Инициатор проверяет корректность введенных данных в СЗ и обоснованность подачи СЗ.

1.1. Создайте документ в системе (создайте служебную записку), нажмите на кнопку Создать. В выпадающем списке выберите пункт Служебная записка.

1.2. В открывшейся карточке заполните поля с основной информацией о документе. В строке «Вид документа» в выпадающем списке выберите Служебная записка на выплату.

В содержание внесите ФИО работника, на которого оформляется СЗ. В строке «Адресат» введите ФИО ректора Университета. Для заполнения данных выберите документ из шаблона. Нажмите на кнопку Создать из шаблона, выберите шаблон Служебная записка для дополнительной выплаты.

Нажмите на кнопку Сохранить, служебной записке автоматически присвоится регистрационный номер.

1.3. После сохранения версия документа станет доступной для редактирования. Откройте версию документа, заполните ячейки, которые заполняются руководителем сотрудника (строки ФИО и должность в шапке документа, данные работников, столбец «размер выплаты» (в случае если вы владеете данной информацией), столбец «период» и строку «обоснование»).

Убедившись, что документ заполнен корректно - сохраните документ.

Обратите внимание: вид выплаты по всем работникам в СЗ должен быть одинаковым, то есть, у всех должна быть единая причина для выплаты. Если причины разные, то должны быть разные служебные записки.

1.4. Перейдите к карточке документа в системе, отправьте документ на согласование по регламенту для дальнейшего рассмотрения ответственными подразделениями (для этого на панели действий нажмите на кнопку Отправка, выберите На согласование по регламенту).

1.5. В открывшейся карточке задачи на согласование по регламенту, заполните строку Дополнительный согласующий* (укажите курирующего проректора) и других участников при необходимости. Обратите внимание на то, что задача на согласование будет направлена согласующим друг за другом в том порядке, в котором они внесены, что означает, что согласующие должны указываться по иерархии должностей.

Пример: ваш непосредственный руководитель-заведующий кафедрой встал в согласователи автоматически, далее вам необходимо чтобы СЗ была согласована директором кафедры и курирующим проректором. Соответственно, первый дополнительный согласующий у вас будет директор кафедры, второй курирующий проректор.

В строке На подпись укажите Кулешко М.Я. (проректор по экономике и финансам, владелец процесса, подписант документа) и нажмите на кнопку Отправить.

Обратите внимание: на вкладке Регламент вы можете посмотреть все предстоящие этапы пути служебной записки в соответствии с выбранными параметрами и заполненными полями в п.п. 1.2-1.5.

1.6. После прохождения всех этапов согласования, проверки и подписания, вам поступит уведомление о назначении выплаты.

1.7. Если на одном из этапов согласования, вам пришло задание на доработку с примечанием о необходимости прекратить согласование СЗ, нажмите на кнопку Прекратить, согласование документа будет прекращено, будут остановлены все задания по согласованию.

2. Вы курирующий проректор подразделения сотрудника, на которого оформляется служебная записка - Роль обязательный согласующий

Вам на согласование пришла служебная записка на выплату. Откройте документ, ознакомьтесь с документом. Вы подтверждаете причину для выплаты, проверяете возможность выполнения работником указанной работы исходя из его должностных обязанностей согласно должностной инструкции:

-если у вас отсутствуют замечания к документу, нажмите на кнопку Согласовать,

-если у вас есть некритичные замечания к документу, служебная записка доступна вам для изменения, откройте текущую версию документа, внесите корректировки и сохраните документ, после сохранения документа, нажмите на кнопку Согласовать

-если вы считаете, что документ должен быть отредактирован инициатором служебной записки, в примечании укажите подробную причину доработки и нажмите кнопку На доработку,

-если вам нужно отказать инициатору в согласовании документа, в примечании пропишите причину отказа в согласовании, дополнительно введите текст «Прошу прекратить согласование документа» и нажмите кнопку На доработку

3. Вы работник юридического отдела – Роль контролирующий

Вам пришло задание на проверку документа. На данном этапе вы производите юридическую проверку документа на наличие оснований для выплаты. Определите и внесите вид выплаты в ячейку, которая выделена для вас бордовым цветом (значение выбирается из списка)

-если у вас отсутствуют замечания, нажмите на кнопку Выполнить

-если вы считаете, что документ требует корректировок инициатором СЗ, в примечании укажите подробную причину доработки и нажмите на кнопку На доработку

4. Вы начальник отдела экономики и финансов – Роль обязательный согласующий

Вам на согласование пришла служебная записка на выплату. Ознакомьтесь с документом:

-если у вас отсутствуют замечания к документу, нажмите на кнопку Согласовать,

-если вам необходимо вернуть документ на предыдущий этап, в строке Отв. за доработку укажите специалист юридического отдела и нажмите кнопку На доработку,

-если вы не согласовываете документ, в примечании пропишите причину отказа в согласовании, дополнительно введите текст «Прошу прекратить согласование документа» и нажмите кнопку На доработку

5. Вы сотрудник отдела экономики и финансов - Роль контролирующий

Вам пришло задание на проверку документа. На данном этапе вы определяете размер, вид и источник выплаты. Заполните ячейки, выделенные для вас серым цветом

и нажмите на кнопку Выполнить. Документ перейдет на следующий этап.

6. Вы подписант документа (проректор по экономике и финансам) - роль подписывающий

Вам пришла служебная записка на подписание. Документ подписывается ЭЦП:

-если у вас отсутствуют замечания к документу, подпишите документ, нажмите на кнопку Подписать,

-если вы отказываете в подписании документа, нажмите на кнопку Отказать,

-если вы считаете, что документ требует доработки, подробно в примечании опишите причину доработки и нажмите кнопку На доработку.

Важно: после подписания служебной записки, редактирование документа на следующих этапах становится невозможным.

7. Вы начальник отдела кадров – роль исполнитель

Вам пришло задание на подготовку документов на дополнительную выплату. В зависимости от вида документа, может потребоваться подписание дополнительного соглашения работником, на которого оформлена служебная записка. Подготовьте комплект документов и нажмите на кнопку Выполнить.

Внимание: документ поступит на ваш этап в не редактируемом PDF формате со сформированным Приказом на основании подписанной служебной записки. Распечатайте документ из системы.

Инициатор служебной записки будет уведомлен о назначении выплаты.