Согласование документа
<< Click to Display Table of Contents >> Документы > Согласование документов > Согласование по процессу Согласование документа |
![]() ![]() ![]() |
1.Откройте карточку задания на согласование и ознакомьтесь с документом и текстом задачи, приложениями и дополнительными документами из области вложений. Изучите инструкцию к заданию, если она настроена в блоке «Согласование».
Чтобы увидеть изменения, внесенные в документ на разных кругах согласования, сравните его версии.
СОВЕТ. По умолчанию в задании на согласование сразу открывается панель предпросмотра, на которой отображается содержимое документа. Переключайтесь между панелями по кнопкам Вложения и Предпросмотр.
Если вы изменили данные в карточке документа, то чтобы они отразились в задании, нажмите на кнопку .
Если на согласование поступает договор, дополнительное соглашение или входящий счет, то в задании в области «Реквизиты документа» отображается краткая сводка по документу. Иногда данных из сводки достаточно для принятия решения по документу. Например, если документ типовой или ранее уже обсуждался. Краткая сводка по документу отображается в области «Реквизиты документа», если аналитик в схеме процесса в блоке «Согласование» снял флажок Скрыть реквизиты документа. ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет прав на документ, то в карточке задания отображается сообщение об этом. Доступны кнопки Создать подзадачу и На доработку, остальные действия скрыты. Чтобы получить права на документ, обратитесь к администратору системы или к инициатору задачи. |
2.Добавьте комментарий в текст задания.
3.Если на данном этапе согласования документа требуется участие еще одного или нескольких сотрудников, добавьте каждого по кнопке Добавить согласующего на панели действий. Действие доступно, если в блоке «Согласование» схемы процесса установлен флажок Разрешить добавление согласующих.
4.Если необходимо добавить дополнительных согласующих, то укажите их в поле Доп. согласующие. Оно доступно, если в блоке «Согласование» схемы процесса установлен флажок Разрешить изменение параметров.
5.Если содержимое документа и его приложений полностью вас устраивает, выполните задание с результатом Согласовать.
ВАЖНО. Задание нельзя выполнить, если у вас открыты на редактирование документы из групп вложений «Документ», «Приложения» или их карточки. Чтобы выполнить задание, сохраните и закройте их.
В результате основной документ и документы из группы вложений «Приложения» подписываются ЭП с результатом «Согласовано».
ПРИМЕЧАНИЕ. В зависимости от процесса согласования документа может использоваться простая или усиленная ЭП. Необходимость усиленной подписи указывает аналитик в схеме процесса в блоке «Согласование». Если настроено согласование документа усиленной ЭП, может появиться окно для выбора сертификата ЭП. Например, если для вас в системе зарегистрировано несколько сертификатов и они не указаны в правах подписи.
Согласование с замечаниями
При согласовании по процессу сотрудники могут оставлять замечания к документу, на которые обязательно должны обратить внимание следующие участники согласования и дать свои комментарии. Например, руководитель инициатора заметил, что в некоторых пунктах договора установлены штрафы и хочет, чтобы юрист обратил на них внимание при выполнении своего задания. В таком случае можно согласовать документ с замечаниями.
ВАЖНО. Результат выполнения «Согласовать с замечаниями» доступен, если аналитик в схеме процесса в блоке «Согласование» установил флажок Разрешить согласование с замечаниями.
Чтобы согласовать документ с замечаниями:
1.Ознакомьтесь с документом, приложениями и дополнительными документами из области вложений.
2.Добавьте комментарий с замечаниями в текст задания.
3.Выполните задание с результатом Согласовать с замечаниями:
В результате основной документ и документы из группы вложений «Приложения» подписываются ЭП с результатом «Согласовано». После этого документ отправляется на следующий этап согласования.
Отправка документа на доработку
Если на согласование поступил договор, подписанный контрагентом и полученный через сервис обмена, воспользуйтесь рекомендацией о внесении изменений в договор.
В остальных случаях, если у вас есть замечания к содержимому документа или приложений, отправьте документы на исправление:
1.В карточке задания в поле Отв. за доработку укажите сотрудника, которому хотите отправить задание на доработку.
Если поле скрыто, то задание на доработку отправляется тому, кого аналитик указал в параметрах процесса.
2.Добавьте комментарий в текст задания со списком замечаний к документам.
3.Выполните задание с результатом На доработку:
В результате задание отправляется ответственному за доработку.
Основной документ подписывается ЭП с результатом «Не согласовано». В карточке документа в группе «Жизненный цикл» в поле Согласование устанавливается значение На доработке.
По умолчанию согласование продолжается до тех пор, пока все согласующие не выполнят задание с результатом Согласовать. После этого документ отправляется на следующий этап согласования.
ПРИМЕЧАНИЕ. Аналитик может настроить результат выполнения заданий в схеме процесса в блоке «Согласование» на вкладке «Результаты выполнения». Подробнее см. в разделе Блок «Задание».
Переадресация согласования
Иногда задание на согласование необходимо переадресовать. Например, если договоры поступают на согласование руководителю юридического отдела, а он распределяет документы по юристам в зависимости от специфики договора. Для этого:
1.В карточке задания в поле Переадресовать сотруднику укажите нового согласующего:
Если выбранный сотрудник уже входит в состав согласующих и еще не выполнил задание, появится соответствующее сообщение. В других случаях задание будет переадресовано.
2.В тексте задания укажите причину переадресации.
3.Выполните задание с результатом Переадресовать.
В результате новому согласующему отправляется задание со сроком, заданным в свойстве Срок выполнения блока «Согласование». Например, если на согласование отводится 4 часа, то сотрудник получает задание со сроком 4 часа с момента переадресации.
Также согласующему автоматически выдаются права на документы из области вложений в соответствии с настройками в блоке «Согласование» на вкладке «Вложения».
ПРИМЕЧАНИЕ. Если новый согласующий отправит документ на доработку, то на следующем круге согласования он снова получит задание вместо вас. Задание на согласование может вернуться вам, если в задании на доработку документа ответственный за доработку повторно добавит вас в состав согласующих.
© Компания Directum, 2024 |