Отправка документа контрагенту
<< Click to Display Table of Contents >> Документы > Согласование документов > Согласование по процессу Отправка документа контрагенту |
![]() ![]() ![]() |
В соответствии с принятыми процессами в организации документ может отправляться контрагенту, например, на согласование и подписание.
К моменту отправки контрагенту документы могут быть:
•не подписаны ни одной из сторон или подписаны только нашей организацией. В этом случае отправьте контрагенту на подписание его экземпляры документа и нашей организации;
•подписаны всеми сторонами. В этом случае отправьте контрагенту только его экземпляры документа.
Чтобы отправить документ контрагенту:
1.Откройте карточку задания и изучите инструкцию к нему, если она настроена в схеме процесса в блоке «Обработка документов».
2.Откройте карточки документов из области вложений:
ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет прав на документ, то в карточке задания отображается сообщение об этом. Доступна кнопка Создать подзадачу, остальные действия скрыты. Также доступен результат выполнения На доработку, если аналитик в блоке «Обработка документов» установил флажок Разрешить отправку на доработку. Чтобы получить права на документ, обратитесь к администратору системы или к инициатору задачи. В карточке каждого вложенного документа в группе полей «Жизненный цикл» проверьте, что значения полей Согласование и Согласование с контрагентом соответствуют текущему состоянию работ с документом. Например, если документ уже подписан контрагентом, то в поле Согласование с контрагентом должно быть указано значение Подписан. |
3.Если необходимо дополнить пакет документов сопроводительной информацией, например, перечнем отправляемых документов, создайте сопроводительное письмо. Для этого нажмите на кнопку Создать сопр. письмо.
Откроется карточка исходящего документа, в которой часть полей автоматически заполнится. Проверьте и скорректируйте значения полей, создайте содержимое документа и сохраните его карточку. В результате сопроводительное письмо добавится в группу вложений «Дополнительно» задания и свяжется с основным документом как Переписка.
4.Отправьте документы контрагенту способом, который указан в области «Способ доставки»:
Примечание. Если необходимо отправить многоадресное исходящее письмо, сделайте это согласно списку рассылки.
5.Добавьте комментарий об отправке.
6.Нажмите на кнопку Выполнить.
ВАЖНО. Задание нельзя выполнить, если у вас открыты на редактирование документы из групп вложений «Документ», «Приложения» или их карточки. Чтобы выполнить задание, сохраните и закройте их.
Отправка документов на доработку
Если у вас есть замечания к документу, например, неверно указан почтовый адрес, то верните задание на доработку. Эта возможность доступна, если аналитик установил флажок Разрешить отправку на доработку при настройке блока «Обработка документов». В таком случае:
1.В карточке задания в поле Отв. за доработку укажите сотрудника, которому нужно отправить задание на доработку.
Если поле скрыто, то задание на доработку отправляется тому, кого аналитик указал в свойстве Исполнители в блоке «Доработка» схемы процесса.
2.Добавьте комментарий в текст задания со списком замечаний к документам.
3.Выполните задание с результатом На доработку.
В результате задание отправляется ответственному за доработку.
На панели действий нажмите на кнопку Отправить через сервис обмена: •если документ подписан в нашей организации и не подписан контрагентом, откроется окно отправки документа контрагенту; •если документ уже подписан контрагентом, откроется окно возврата документа контрагенту. В результате выполнения задания в карточке документа на закладке «Выдача» добавятся такие же отметки об отправке документа контрагенту, как при отправке через сервис обмена вручную. |
На панели действий нажмите на кнопку Отправить вложением в письмо: По умолчанию из задания в электронное письмо вкладывается последняя версия основного документа. Если у документа есть адресаты с электронной почтой или приложения, указанные на закладке «Связи», то откроется окно: В окне выберите адресатов и список приложений, которые необходимо отправить вместе с основным документом. Подробное описание полей см. в разделе «Отправка вложением в письмо». ПРИМЕЧАНИЕ. В списке отображаются только документы с содержимым. По умолчанию вложением в письмо отправляется последняя версия документа. |
Отправьте бумажный документ контрагенту. В карточке документа заполните поля: № отправления. Уникальный идентификатор, по которому можно отследить статус отправления. Дата отправки бумажного экземпляра документа. Возможны ситуации, когда документ: •подписан нашей организацией и не подписан контрагентом. В этом случае необходимо проконтролировать возврат экземпляра нашей организации и сделать отметку о результате согласования с контрагентом. После отправки документа отметки автоматически добавятся в журнал передачи его оригинала и копий: *Действие, совершенное с бумажным экземпляром документа. Колонка автоматически заполняется значениями: •Отправка контрагенту. Устанавливается, если документ не подлежит возврату. При этом в колонке Примечание указывается значение Экземпляр контрагента; •Согласование с контрагентом. Устанавливается, если документ подлежит возврату и необходимо указать результат согласования с контрагентом. При этом в колонке Примечание указывается значение На согласовании у контрагента. *Кому передан. Сотрудник, который указан исполнителем в схеме процесса в блоке «Контроль возврата от контрагента». Оригинал. Если флажок установлен, то контрагенту отправлен оригинал документа. *Дата выдачи документа. Срок возврата документа, если он подлежит возврату. Указывается автоматически в соответствии со значением поля Срок дней в схеме процесса в блоке «Контроль возврата от контрагента». •подписан обеими сторонами. В этом случае возврат контролировать не нужно. После отправки документа отметка об отправке контрагенту его экземпляра автоматически добавляется в журнал передачи его оригинала и копий: *Действие, совершенное с бумажным экземпляром документа. Автоматически заполняется значением Отправка контрагенту. При этом в колонку Примечание добавляется значение Экземпляр контрагента. *Кому передан. Сотрудник, который отправил документ контрагенту. Оригинал. Если флажок установлен, то контрагенту отправлен оригинал документа. *Дата выдачи документа. |
© Компания Directum, 2024 |