Если документ подписывается в системе, то после его согласования придет задание на подписание.

ВАЖНО. Если подписывается формализованный финансово-хозяйственный документ, который поступил в нашу организацию от контрагента через сервис обмена, то при выполнении данного задания в документе автоматически заполняется информация покупателя (заказчика) значениями по умолчанию. Если нужно указать дополнительные сведения о приемке товаров (работ), то перед выполнением задания вручную заполните информацию в документе. Подробнее см. в разделе «Заполнение информации покупателя или заказчика».

Чтобы подписать документ в системе:

1.Откройте карточку задания на подписание и ознакомьтесь с документом, приложениями и дополнительными документами из области вложений. Изучите инструкцию к заданию, если она настроена в схеме процесса в блоке «Подписание».

Чтобы увидеть изменения, внесенные в документ на разных кругах согласования, сравните его версии.

СОВЕТ. По умолчанию в задании на подписание сразу открывается панель предпросмотра, на которой отображается содержимое документа. Переключайтесь между панелями по кнопкам Вложения и Предпросмотр.

Если вы изменили данные в карточке документа, то чтобы они отразились в задании, нажмите на кнопку .

ПОДРОБНЕЕ

2.Ознакомьтесь с листом согласования, в котором указан список согласующих и информация о подписях документа, а также с перепиской в задаче.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для документов, которые получены от контрагента через сервис обмена, в листе согласования также отображается его подпись.

3.Если содержимое документа и его приложений полностью вас устраивает, выполните задание с результатом Подписать.

ВАЖНО. Задание нельзя выполнить, если у вас открыты на редактирование документы из групп вложений «Документ», «Приложения» или их карточки. Чтобы выполнить задание, сохраните и закройте их.

Если у вас нет прав на подписание документа утверждающей ЭП, то появится соответствующее сообщение. В таком случае обратитесь к администратору.

Выполнение задания с этим результатом доступно при наличии действующего права подписи документа. Если право подписи не подходит, например, истек срок его действия или указан недействительный сертификат, то при подписании автоматически подбираются другие права подписи сотрудника по приоритету. Если право подписи не найдено, то появится соответствующее сообщение.

При необходимости право подписи можно изменить вручную в карточке основного документа в поле Основание и повторно подписать документ. В некоторых документах поле с основанием скрыто, например в приложениях, но его можно отобразить по кнопке Показать основание.

ПРИМЕЧАНИЕ. В зависимости от процесса согласования документа может использоваться простая или усиленная ЭП. Для подписания усиленной подписью аналитик устанавливает флажок Требовать усиленную подпись в схеме процесса в блоке «Подписание». Если настроено согласование документа усиленной ЭП, может появиться окно для выбора сертификата ЭП. Например, если для вас в системе зарегистрировано несколько сертификатов и они не указаны в правах подписи.

Если при выполнении задания появилось сообщение о том, что для согласования требуется усиленная ЭП, обратитесь к администратору системы с запросом зарегистрировать сертификат ЭП.

Таким образом, основной документ и документы из группы вложений «Приложения» подписываются ЭП с результатом «Утверждено». В карточке документа в группе полей «Жизненный цикл» в поле Согласование устанавливается значение Подписан.

После подписания документ отправляется на следующий этап, предусмотренный схемой процесса, например на регистрацию.

Подписание документа при заблокированной карточке

В системе можно выполнить задание на подписание документа с заблокированной карточкой. Например, если другой сотрудник забыл закрыть карточку документа. После снятия блокировки:

•в карточке документа в группе полей «Жизненный цикл» в поле Согласование устанавливается значение Подписан;

•в карточке документа в поле Подписал автоматически указывается сотрудник, подписавший документ;

•документ отправляется на следующий этап согласования, предусмотренный схемой процесса.

Отправка документа на доработку

Если у вас есть замечания к содержимому документа или приложений, отправьте документы на доработку:

1.В карточке задания в поле Отв. за доработку укажите сотрудника, которому хотите отправить задание на доработку.

Если поле скрыто, то задание на доработку отправляется тому, кого аналитик указал в свойстве Исполнители в блоке «Доработка» схемы процесса.

2.Добавьте комментарий в текст задания со списком замечаний к документам.

3.Выполните задание с результатом На доработку.

В результате задание отправляется ответственному на доработку, при этом:

•основной документ подписывается ЭП с результатом «Не согласовано»;

•документы из группы вложений «Приложения» не подписываются;

•при формировании задания на доработку в карточке основного документа в поле Согласование устанавливается значение На доработке.

Отказ в подписании документа

Если вас не устраивает комплект документов или изменились внешние условия, например, принято решение изменить поставщика по договору закупок, то в подписании можно отказать:

1.В тексте задания укажите причину отказа в подписании.

2.Выполните задание с результатом Отказать.

В зависимости от настройки схемы процесса в результате:

•ответственному за доработку отправляется задание с отказом. Он прекращает работы или дорабатывает документ и отправляет его на повторное согласование. В карточке документа в группе полей «Жизненный цикл» в поле Согласование устанавливается значение Прекращено или На доработке;

•согласование прекращается.

Переадресация подписания

Иногда задание на подписание необходимо переадресовать. Например, если договоры поступают на подписание руководителю юридического отдела, а он распределяет документы по юристам в зависимости от специфики договора.

ВАЖНО. Результат выполнения «Переадресовать» доступен, если аналитик в схеме процесса в блоке «Подписание» установил флажок Разрешить переадресацию.

Чтобы переадресовать задание на подписание:

1.В карточке задания в поле Переадресовать сотруднику укажите нового согласующего:

Если у выбранного сотрудника нет прав на подписание документа утверждающей ЭП, появится соответствующее сообщение. В таком случае укажите другого сотрудника.

2.В тексте задания укажите причину переадресации.

3.Выполните задание с результатом Переадресовать.

В результате новому согласующему:

•отправляется задание со сроком, заданным в свойстве Срок выполнения блока «Подписание». Например, если на подписание отводится 4 часа, то сотрудник получает задание со сроком 4 часа с момента переадресации;

•автоматически выдаются права на документы из области вложений в соответствии с настройками в блоке «Подписание» на вкладке «Вложения».

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024