Для эффективного управления проектом руководителю необходима информация о трудоемкости работ и затратах. Она позволяет:

•следить за соотношением плановых и фактических показателей;

•своевременно корректировать оценки сроков и затрат на этапах;

•накапливать данные о фактической трудоемкости завершенных проектов и использовать их для оценки новых.

Ранее в этапах указывались плановые затраты и трудоемкость, которые требовалось вручную актуализировать по ходу работ. В новой версии плановые и фактические показатели учитываются отдельно, а их расчет автоматизирован на основе ресурсов, которые используются на этапах.

Вот как определяются трудоемкость и затраты по каждому ресурсу:

•при назначении ресурса его плановая трудоемкость указывается вручную, а плановые затраты рассчитываются автоматически на основе стандартной ставки:

•по мере выполнения работ назначенные на этап сотрудники заполняют отметки трудозатрат, по которым автоматически рассчитывается фактическая трудоемкость. Для производственных ресурсов она заполняется вручную. На основе трудоемкости и ставок определяются фактические затраты.

Некоторые работы по проекту могут выполняться вне этапов плана. В таких случаях сотрудники отмечают трудозатраты на тикеты доски, к которой привязан проект.

Утвержденные отметки на этапы плана и на тикеты доски суммируются. Полученное значение автоматически заполняется в поле Фактическая трудоемкость в карточке проекта. На основе трудоемкости и ставок рассчитываются фактические затраты по проекту. Они также отображаются в карточке проекта в поле Фактические затраты.

Показатели по этапу или по разделу можно скорректировать вручную в его карточке или в табличной части плана. Например, это удобно для промежуточной оценки и прогнозирования. Поле или ячейка со значением, введенным вручную, отмечается значком . Чтобы вернуть автоматический расчет, достаточно нажать на :

Стандартные ставки ресурсов

Чтобы затраты на использование ресурса рассчитывались автоматически, в карточке ресурса задается его стандартная ставка. Если нужно учесть разные условия работ или удорожание ресурса, можно задать несколько видов ставок. Для расчета используется ставка, актуальная на плановую дату начала работ:

Например, если этап начинается 01.02.2023, то стандартная ставка вида А составляет 535 рублей, если 01.02.2024 – 615 рублей.

Вид ставки необязательно выбирать вручную. Чтобы для всех ресурсов на проекте по умолчанию использовался один и тот же вид, его можно указать в карточке проекта:

Отметки трудозатрат

Руководителю важно следить за соотношением плановых и фактических показателей проекта и вносить изменения в план работ, если это необходимо. Теперь появился удобный инструмент – отметки трудозатрат. С помощью него сотрудники добавляют время, затраченное на выполнение работ, а руководители утверждают эти данные.

Сотрудники создают отметку с обложки модуля «Проекты», а также по кнопке в окне плана проекта или в отчетах решения.

Для добавления отметки сотрудники заполняют таблицу:

•выбирают проект, портфель или программу и связанный тикет или этап плана;

•выбирают подходящий вид работы;

•указывают затраченное на работу время;

•при необходимости оставляют примечание по кнопке и сохраняют отметки.

Руководитель проекта или подразделения может добавить отметку за сотрудника, например, если он не работает в системе:

Чтобы контролировать правильность отметок, руководитель может проверять их. Если в карточке объекта управления установлен флажок Утверждать отметки трудозатрат, то все отметки по нему создаются в статусе Черновик, а руководитель получает задание на их утверждение. Он выделяет отметки и устанавливает для них один из статусов:

Если отметки отправлены на доработку или в их утверждении отказано, сотрудник получает уведомление.

Сумма утвержденных отметок на этапы отображается в плане проекта, а в карточке проекта – на этапы плана и тикеты доски, связанной с проектом. В сводный отчет по выполненным работам попадают все утвержденные отметки на этапы плана и тикеты досок.

Производственные ресурсы

Для более гибкого управления затратами в новой версии добавлен тип ресурсов Производственный. Назначая на этап ресурсы этого типа, руководитель или администратор проекта может учесть затраты:

•на почасовое использование оборудования;

•на привлечение сторонних исполнителей;

•на работы, конкретные исполнители которых неизвестны на ранних этапах планирования.

В новой версии решения используется подход no-code – настройка системы без разработки. Теперь аналитик или ведущий пользователь может легко адаптировать решение под нужды организации, не прибегая к помощи разработчика.

Настройка бизнес-процессов для этапов проекта

В системе появилась возможность настраивать схемы бизнес-процессов для этапов проекта. Для этого добавлены варианты процесса «Выполнение работ по этапу плана проекта» и «Подзадача по проекту».

Вариант процесса «Выполнение работ по этапу плана проекта»:

Вариант процесса используется для задач по этапу, которые создаются автоматически или вручную. Аналитик может доработать схему процесса под особенности компании: добавить новые блоки, указать их исполнителей или скорректировать сроки. Например, если в организации принято сообщать о завершении этапа в финансовый отдел, в процесс можно включить дополнительный блок уведомления.

Вариант процесса «Подзадача по проекту»:

Вариант процесса используется для подзадач по этапу, которые создаются, чтобы делегировать работы другим исполнителям. При необходимости схему процесса можно настроить. Например, на нее можно добавить уведомление руководителю проекта. Так он будет в курсе, что часть работ по этапу выполнена:

Настройка форм карточек для объектов управления

В новой версии появилась возможность настраивать форму карточек портфелей, программ и проектов. Теперь можно легко добавить на форму нужные элементы и задать их расположение. При этом для элементов можно указывать не только предопределенные, но и дополнительные свойства с типами Дата, Вещественное и Логическое. Аналитик может использовать дополнительные свойства, чтобы отобразить в карточке показатели по проекту, его ключевые даты и другую связанную информацию. Например, если руководитель отслеживает внутреннюю норму доходности (IRR) и чистую приведенную стоимость (NPV), эти поля можно добавить на форму карточки проекта:

Настройка представления модуля

Теперь можно доработать обложку модуля и список элементов на панели навигации прямо в проводнике системы. Например, добавить на обложку ссылки на справочники Замещения и Календари рабочего времени для быстрого доступа к ним:

По умолчанию в проводнике Directum RX модуль доступен руководителям проектов. При необходимости круг лиц, которые работают с модулем, можно изменить. Для этого достаточно указать нужных сотрудников, подразделения и роли в поле Кто видит в карточке представления модуля.

В новой версии решения появилась возможность создавать подзадачи к задаче по этапу. Благодаря этому ответственный за этап может делегировать часть работ другим сотрудникам и контролировать их выполнение прямо в плане проекта. Аналитик же может настроить бизнес-процесс для подзадач под потребности организации.

Создать подзадачу удобно из задания на выполнение работ или в плане проекта. Например, чтобы создать подзадачу в плане, нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по этапу и нажать на кнопку в открывшемся окне:

Отправленные подзадачи также можно отслеживать в плане проекта в окне с информацией об этапе. Чтобы перейти в карточку подзадачи, достаточно нажать на соответствующую ссылку:

Выполненные подзадачи отображаются зачеркнутым шрифтом.

Чтобы предупредить возможные риски по проектным работам, необходимо регулярно оценивать планируемые и фактические данные по ресурсам и трудоемкости. Например, если руководитель видит превышение трудоемкости по этапу, он вносит изменения в план работ и перераспределяет ресурсы.

Теперь получить подробную информацию о планируемых и фактических трудозатратах можно в отчете «Выполненные работы». Для этого достаточно в контекстном меню нужного портфеля, программы или проекта выбрать пункт Выполненные работы, затем указать отчетный период и детализацию. Аналогичный отчет можно составить по подразделению или по всей организации.

Благодаря отчету руководитель может наглядно оценить соотношение плановых и фактических показателей и внести изменения в план работ, если это необходимо. А для удобной работы с данными в сформированном интерактивном отчете можно настраивать отображение, применять фильтры, группировку и сортировку.

Чтобы предупредить риски по проекту, нужно регулярно отслеживать плановые и фактические сроки этапов. Например, если руководитель видит отклонения, он вносит изменения в план работ.

В решении появилась возможность отслеживать даты фактического начала и окончания этапов проекта, а также их фактическую длительность. Чтобы добавить колонки в план проекта, достаточно открыть панель настройки внешнего вида по кнопке и установить флажки:

Кроме того, теперь можно быстро актуализировать сроки этапов в плане проекта по их фактическим датам начала и окончания. Для этого в плане проекта нужно нажать на кнопку Актуализировать:

В новой версии появилась возможность отслеживать историю изменений этапов проекта. Теперь можно быстро посмотреть, кто, когда и какие изменения вносил в этап. Для этого достаточно открыть его карточку и нажать на кнопку История:

Например, в истории можно увидеть, кто менял значения полей или добавлял ресурсы.

Дорожная карта может включать много программ, портфелей и проектов с разными статусами. Чтобы сотрудникам было удобнее анализировать данные, в новой версии появилась фильтрация по руководителям проектов и статусам проблем. Теперь можно:

•отфильтровать проекты по руководителю, нажав на кнопку Все руководители и выбрав нужную запись в выпадающем списке;

•сфокусироваться на проектах с определенным статусом проблем с помощью фильтров Нет проблем, Под контролем и  Требуется помощь;

•исключить из отчета закрытые проекты, сняв фильтр Завершено.

Кроме того, на временной шкале отображается история изменения статусов проблем по проектам. Так сотрудники могут оценивать их динамику прямо в окне отчета.

Иногда для работы по этапам плана требуется дополнительная информация. Чтобы ее было удобно заполнять и просматривать, разработчик может добавить в этапы дополнительные свойства, а также контролы для их отображения в карточке.

Например, если компания ведет проектную деятельность, связанную с пожароопасными работами, можно добавить требование к наличию наряда-допуска на работы и ссылку на него:

Добавленные свойства также отображаются в табличной части плана после основных свойств:

Для новых свойств разработчик может настроить:

•тип данных, которые нужно заполнять сотрудникам: Строка, Вещественное, Целое, Логическое, Дата, Ссылка или Перечисление;

•обязательность заполнения данных;

•ограничения на вводимые значения и их формат. Например, при указании ответственного за приемку можно проверять, что выбранный сотрудник действующий.

1.При преобразовании этапа в раздел или веху назначенные на него ресурсы удаляются без возможности восстановления. Если по этапу отправлена задача, то она прекращается. В новой версии перед удалением появляется сообщение для подтверждения действия. В нем можно отменить преобразование, если оно сделано по ошибке.

2.Теперь в табличную часть плана проекта можно добавлять колонки Сметная стоимость, Подрядчик и Заказчик. Благодаря этому сотрудники могут заполнять всю нужную информацию по этапам проекта в одном окне. Чтобы добавить колонки, достаточно открыть панель настройки внешнего вида по кнопке и установить флажки: