Вариант процесса используется для согласования выставленных универсальных передаточных документов, актов выполненных работ или товарных накладных с последующей отправкой контрагенту.

1.Сотрудник создает документ в системе и отправляет его задачей на согласование по процессу. В карточке задачи он указывает дополнительных согласующих и способ доставки документа.

2.Если документ отправляется на подпись сотруднику, который не является руководителем инициатора, то руководитель получает задание на согласование документа.

Если документ должен подписать руководитель инициатора задачи, то этап согласования пропускается:

3.Дополнительные согласующие параллельно выполняют задания на согласование. Процесс переходит к ветке с доработкой документа, если хотя бы один согласующий выполняет задание с результатом На доработку.

4.Если документ отправляется контрагенту в бумажном виде, то после согласования формируется задание на печать документа и передачу на подпись:

Исполнитель задания определяется автоматически из состава вычисляемой роли «Ответственный за печать». Он распечатывает все необходимые документы, относит их подписывающему и выполняет задание.

Если письмо отправляется в электронном виде, то задание на печать пропускается.

5.Подписывающий проверяет документ, при необходимости подписывает бумажный экземпляр и выполняет задание с одним из результатов: Подписать, На доработку или Отказать.

6.Если документ отправляется адресату в электронном виде, он преобразовывается в формат PDF с отметкой о подписании.

7.Инициатор получает уведомление о том, что документ подписан со стороны нашей организации.

8.Подписанный документ передается на отправку контрагенту. Исполнитель задания определяется автоматически из вычисляемой роли «Регистратор исходящей корреспонденции». Он регистрирует документ и, в зависимости от способа доставки:

•отправляет электронный документ через сервис обмена;

•отправляет необходимое количество бумажных экземпляров документа. Для отправки документов по почте в системе предусмотрена печать конвертов.

После отправки документа сотрудник выполняет задание.

9.При согласовании документа, который не требует подписи контрагента или уже был им подписан, процесс завершается. Если на согласование отправлен универсальный передаточный документ, акт выполненных работ или товарная накладная, не подписанные контрагентом, процесс переходит к ветке контроля возврата документа:

10.В течение 10 рабочих дней система отслеживает статус согласования с контрагентом:

•если контрагент подписал документ и вернул его в нашу организацию, все участники процесса получают уведомление об этом, после чего процесс прекращается;

•если контрагент отказал в подписании документа, все участники процесса получают уведомление об этом. Ответственному за доработку документа приходит задание.

11.По истечении срока ответственный за контрагента получает задание на контроль возврата. Если контрагенту отправлены:

•электронные документы через сервис обмена, то ответственный должен проконтролировать, что контрагент принял решение о подписании документа в установленный срок. При подписании, отказе или аннулировании документа контрагентом ответственному приходит уведомление. При этом задание на контроль возврата документа выполняется автоматически;

•бумажные экземпляры документов, то ответственный должен убедиться, что документ возвращен контрагентом, и указать в задании результат подписания документа.

Если документ подписан, все участники процесса получают уведомление об этом, после чего процесс прекращается.

Если контрагент отказал в подписании документа, уведомление об этом приходит всем участникам процесса. Инициатор получает задание на доработку.

12.Главный бухгалтер получает задание на проведение документа в учетной системе. После выполнения задания процесс завершается.

В варианте процесса заданы параметры:

© Компания Directum, 2024