Вариант процесса используется, чтобы организовать согласование, подписание и отправку договоров и дополнительных соглашений:

1.Сотрудник создает договорной документ в системе, например договор или дополнительное соглашение, и отправляет его на согласование по процессу. В карточке задачи он указывает список дополнительных согласующих.

2.Если документ отправляется на подпись сотруднику, который не является руководителем инициатора, то руководитель получает задание на согласование документа.

Если документ должен подписать руководитель инициатора задачи, то этап согласования пропускается:

3.Дополнительные согласующие параллельно выполняют задания на согласование. Процесс переходит к ветке с доработкой документа, если хотя бы один согласующий выполнил задание с результатом На доработку.

4.Главному бухгалтеру нашей организации приходит задание на согласование документа.

5.Если договорный документ будет отправлен контрагенту в бумажном виде, то после согласования формируется задание на печать и передачу документа на подпись:

Исполнитель задания определяется автоматически из состава вычисляемой роли «Ответственный за печать». Он распечатывает документы, относит их подписывающему и выполняет задание.

6.Подписывающий проверяет документ, при необходимости подписывает бумажный экземпляр и выполняет задание с одним из результатов: Подписать, На доработку или Отказать.

Согласующие и подписывающий могут вернуть документ на доработку. При этом у них есть возможность выбрать сотрудника, который должен доработать документ. В таком случае:

•если ответственный за доработку изменился, инициатор получает уведомление об этом. Новому ответственному назначаются права доступа на задачу;

•если ответственный не изменился, инициатор получит задание на доработку документа.

7.Если документ отправляется контрагенту в электронном виде, он преобразовывается в формат PDF с отметкой о подписании.

8.Подписанный документ передается на регистрацию. Исполнитель задания определяется автоматически из состава вычисляемой роли «Регистратор документа». Он регистрирует документ и выполняет задание.

9.Инициатор получает уведомление о том, что договорный документ подписан со стороны нашей организации.

10.Договорный документ отправляется контрагенту, например, на подписание. Ответственный за отправку сотрудник определяется автоматически из состава вычисляемой роли «Регистратор исходящей корреспонденции». Ему приходит задание на отправку документа контрагенту. В зависимости от способа доставки:

•сотрудник отправляет электронный документ через сервис обмена или по электронной почте;

•сотрудник отправляет необходимое количество бумажных экземпляров документа. Для отправки документов по почте в системе предусмотрена печать конвертов.

После отправки документа сотрудник выполняет задание.

11.Если документ изначально был подписан контрагентом, процесс завершается.

Если ожидается подписание со стороны контрагента, то процесс переходит к ветке контроля возврата документа от контрагента:

12.В течение 10 рабочих дней система отслеживает статус согласования с контрагентом:

•если контрагент подписал документ и вернул его в нашу организацию, все участники процесса получают уведомление об этом, после чего процесс прекращается;

•если контрагент отказывает в подписании документа, все участники процесса получают уведомление об этом, после чего ответственный за доработку документа получает задание на доработку;

13.По истечении срока ответственный за контрагента получает задание на контроль возврата. Если контрагенту отправлены:

•электронные документы через сервис обмена, то ответственный должен проконтролировать, что контрагент принял решение о подписании документа в установленный срок. При подписании, отказе или аннулировании документа контрагентом ответственному приходит уведомление. При этом задание на контроль возврата документа выполняется автоматически;

•бумажные экземпляры документов, то ответственный должен убедиться, что документ возвращен контрагентом, и указать в задании результат подписания документа.

Если документ подписан, все участники процесса получают уведомление об этом, после чего процесс прекращается.

Если контрагент отказался подписывать документ, уведомление об отказе приходит всем участникам процесса. Ответственному за доработку приходит задание.

В варианте процесса заданы параметры:

© Компания Directum, 2024